Der Arbeitsfähigkeitsindex wird aus den Antworten zu einer Reihe von Fragen aus ganz unterschiedlichen Bereichen bestimmt, die die physischen und psychischen Anforderungen der Arbeit, den Gesundheitszustand und die Leistungsreserven der Beschäftigten betreffen.
Der Selbstbeurteilung der eigenen Arbeitsfähigkeit durch die oder den Beschäftigte/n und der Fremdbeurteilung der Arbeitsfähigkeit durch einen Arzt oder eine Ärztin kommen dabei die gleiche Bedeutung zu. Erst beide Bewertungen zusammen ermöglichen das Gesamtbild der Arbeitsfähigkeit.
Nach einem vorgegebenen Standard werden die Antworten bewertet. Dann werden das Niveau der Arbeitsfähigkeit und die Zielsetzung für erforderliche Maßnahmen miteinander abgeglichen und klassifiziert. Mit den betroffenen Beschäftigten wird geklärt, was das Unternehmen auf der einen Seite und was sie selbst auf der anderen Seite tun können, um die Arbeitsfähigkeit langfristig zu erhalten.